Si mon envoi de pièces de châssis pour pelles mécaniques est examiné par les douanes, quels sont les coûts et les délais ?

 

Votre conteneur est signalé par la douane. Vous craignez immédiatement des frais massifs et des clients en colère qui attendent leurs pièces. Je gère cela souvent ; décomposons les coûts réels.

Si votre expédition de nos pièces de train de roulement fait face à un examen douanier, vous (l'importateur) devez couvrir tous les frais. Cela inclut le transport vers le site d'examen, la main-d'œuvre et les frais de stockage potentiels. Les retards peuvent aller de quelques jours pour un simple scan à plusieurs semaines pour un examen intensif.

Ces examens sont stressants, mais comprendre pourquoi ils se produisent et ce qu' ils recherchent vous aide à vous préparer. Le type d'examen détermine tout.

Quels sont les différents types d'examens douaniers, et pourquoi les expéditions sont-elles sélectionnées ?

Cela semble aléatoire, comme si vous aviez perdu à la loterie. Pourquoi votre expédition ? Cela vous fait vous sentir ciblé et impuissant. Je veux que vous sachiez qu'il y a un système derrière cela.

Les examens douaniers vont d'une simple radiographie (VACIS) à une inspection « intensive » complète où ils déchargent physiquement votre conteneur. Les expéditions sont sélectionnées par un système informatique de notation des risques, des vérifications aléatoires, ou si vos documents comportent des erreurs. Ce n'est généralement pas personnel, juste une partie de leur processus de sécurité.

Lorsque nous expédions vos galets inférieurs d'excavatrice ou vos barbotins d'entraînement, US Customs and Border Protection (CBP) ¹ (Douanes et Protection des Frontières des États-Unis) a le droit de vérifier toute expédition. Ils ne vérifient pas tout. Ils utilisent un système pour décider.

Comment le CBP sélectionne les expéditions

Le CBP utilise un programme informatique complexe appelé Automated Targeting System (ATS) ² (Système de Ciblage Automatisé). Ce système examine de nombreux facteurs pour attribuer un « score de risque » à une expédition.

• Historique de l'importateur : Un nouvel importateur, ou un importateur ayant eu des problèmes de conformité par le passé, obtient des scores plus élevés.
• Expéditeur/Usine : Nous (Dingtai) travaillons dur pour maintenir un dossier impeccable. Nous faisons également partie du C-TPAT (Customs-Trade Partnership Against Terrorism) ³ (Partenariat Douanes-Commerce contre le Terrorisme). Ce partenariat peut aider à réduire la fréquence à laquelle nos expéditions sont examinées.
• Pays d'origine : Certains pays sont surveillés de plus près.
• Type de produit : Nos pièces (acier lourd) sont spécifiques. Mais si une description est vague, comme « Pièces de machines », elle pourrait être signalée.
• Vérifications aléatoires : Parfois, il s'agit simplement d'une inspection aléatoire.

Les principaux types d'examens douaniers

Le type d'examen dicte le coût et le délai. Ils se déroulent généralement dans cet ordre, du moins au plus sévère.

1. Radiographie (Examen VACIS/NII)
C'est l'examen le plus courant et le plus rapide. Ils utilisent une grande machine à rayons X (Système d'inspection des véhicules et du fret) pour scanner l'ensemble du conteneur. Ils comparent l'image radiographique à votre manifeste (la liste des marchandises). Si l'image montre 50 palettes de chaînes de chenille et que le manifeste indique 50 palettes de chaînes de chenille, vous êtes généralement autorisé rapidement.

2. Examen par l'arrière du conteneur (Tail Gate Exam)
Si la radiographie semble étrange, ou s'ils veulent juste un coup d'œil rapide, ils ordonneront un examen « par l'arrière du conteneur ». Un agent des douanes brise le scellé du conteneur et regarde à l'intérieur du fond du conteneur. Ils pourraient vérifier quelques boîtes tout au fond. Si cela semble organisé et correspond aux documents, ils le libèrent.

3. Examen intensif
C'est celui que nous voulons tous éviter. Si l'examen par l'arrière du conteneur soulève des questions, ou si le score de risque était très élevé, il passe à un examen intensif. Le conteneur est déplacé vers un entrepôt spécial appelé Station d'examen centralisée Centralized Examination Station (CES) ⁴. C'est là que les coûts majeurs et les retards commencent.

Voici une comparaison rapide de ce à quoi s'attendre de chaque type d'examen.

Type d'examen	Que se passe-t-il ?	Délai typique
Radiographie (VACIS)	Le conteneur est scanné (comme une radiographie de camion).	1 à 3 jours
Examen par l'arrière du conteneur	L'agent ouvre les portes du conteneur et regarde à l'intérieur.	2 à 5 jours
Examen intensif	Le conteneur est déplacé vers un CES. Tout ou partie du fret est déchargé et inspecté.	7 jours à 3+ semaines

Si votre expédition de pièces de bouteur est signalée pour un examen intensif, ils la déplacent vers le CES. Les ouvriers sur place (pas la douane) déchargent le fret. Un agent du CBP inspecte les marchandises. Ils vérifient la qualité, les marquages (pays d'origine) et la quantité. Ils pourraient même envoyer un échantillon de l'acier pour des tests. C'est pourquoi avoir des documents précis de notre part est si important. Si notre facture indique « Ensemble de maillons de chaîne de pelle hydraulique », la boîte doit l'indiquer, et le produit doit être cela.

Qui paie les coûts de l'examen, y compris le transport vers le site d'examen et la main-d'œuvre ?

Vous recevez la facture et elle est pleine de frais déroutants. Vous pensez : « Pourquoi est-ce que je paie pour cela ? Je n'ai pas demandé l'examen ! » Cela semble injuste. Clarifions qui paie.

C'est très simple : L'importateur attitré paie toujours 100 % des coûts associés à un examen douanier. C'est non négociable. En tant que votre fournisseur, je ne peux pas payer ces frais, et le gouvernement américain ne les paie pas. Ces coûts sont votre responsabilité en tant qu'acheteur.

C'est la partie la plus douloureuse du processus pour les importateurs. Vous êtes responsable de tous les coûts. Ces frais ne proviennent pas des Douanes américaines elles-mêmes. Ils proviennent des sociétés privées qui gèrent le port et la Station d'examen centralisée (CES).

Lorsque votre conteneur de nos pièces de train de roulement est déplacé vers un CES, une chaîne de frais commence. Vous devez payer ces frais avant que le CES ne libère votre conteneur.

Ventilation des coûts d'examen typiques

Les coûts varient considérablement selon le port (par exemple, Long Beach est différent de New York/New Jersey) et la taille de votre conteneur. Vous devriez budgétiser 1 000 $à 3 000$ pour un examen potentiel. Cela peut être plus si des problèmes sont trouvés.

Voici une liste des frais courants que vous verrez sur la facture du CES ou de votre courtier :

• Transport/Drayage : Le coût pour transporter votre conteneur du terminal portuaire principal à l'entrepôt du CES, puis (espérons-le) le ramener au terminal portuaire.
• Déchargement/Main-d'œuvre : Le CES facture des frais pour décharger le conteneur. Pour les pièces lourdes comme nos galets porteurs ou nos roues folles, ce frais pourrait être plus élevé. Ils pourraient avoir besoin de chariots élévateurs spéciaux.
• Rechargement/Main-d'œuvre : Après l'examen, ils vous facturent à nouveau pour remettre le fret dans le conteneur.
• Stockage/Surestaries : Votre conteneur est au CES, pas au port. Le CES facture ses propres frais de stockage. De plus, l'horloge du « temps libre » de la ligne maritime continue de tourner. Si l'examen prend 10 jours, vous devrez probablement aussi des frais de surestaries ⁵ à la ligne maritime.

Exemple de coûts pour un conteneur de 40 pieds

Ce sont des estimations. Comme je l'ai mentionné, vous devriez budgétiser cette possibilité.

Type de frais	Estimation minimale (USD)	Estimation maximale (USD)
Drayage (Vers/Depuis le CES)	250 $	600$
Main-d'œuvre pour le déchargement	300 $	800$
Main-d'œuvre pour le rechargement	300 $	800$
Frais d'examen / Stockage CES	200 $	500 $+
Total des frais d'examen	1 050 $	2 700 $+

Que se passe-t-il s'ils trouvent un problème ?

C'est là que les coûts s'envolent. Si le CBP trouve un problème de conformité, les délais s'allongent et les frais augmentent.

• Problème : Le marquage du « Pays d'origine » (par exemple, « Fabriqué en Chine ») ⁶ manque sur les patins de chenille de bouteur.
• Résultat : Le CBP ne libérera pas le fret. Ils vous ordonneront de marquer chaque patin de chenille au CES, à vos frais.
• Problème : La facture indique 200 unités, mais ils en comptent 205.
• Résultat : Votre courtier doit déposer une correction. Vous pourriez faire face à des pénalités. Le conteneur attend, et les frais de stockage s'ajoutent chaque jour.

C'est exactement pourquoi, chez Dingtai, nous nous assurons que notre documentation est précise à 100 % avant qu'elle ne quitte notre usine. Nous vérifions trois fois la liste de colisage par rapport au fret chargé. Nous nous assurons que tous les marquages sont corrects. Nous faisons cela pour vous protéger contre ces coûts supplémentaires.

À quel point devrais-je m'attendre à un retard si mon conteneur est signalé pour un examen intensif ?

Vous avez promis à votre client ces pièces d'excavatrice pour vendredi. Maintenant, le conteneur est « bloqué à la douane ». Vous vous sentez impuissant. Vous avez besoin d'un calendrier réaliste.

Soyez prêt pour des retards importants. Une simple radiographie pourrait ajouter 1 à 3 jours. Mais pour un examen intensif, je dis à mes clients de s'attendre à un retard de 7 jours au minimum. S'ils trouvent le moindre problème, cela peut facilement s'étendre à 2 ou 3 semaines.

Pour un directeur des achats, le temps, c'est de l'argent. Un retard à la douane brise toute votre chaîne d'approvisionnement ⁷. Cela signifie que vous pourriez manquer une vente ou avoir une machine en panne. Le retard dû à un examen intensif n'est pas seulement les 1-2 heures de l'inspection elle-même. C'est une longue chaîne d'attente.

Examinons un calendrier réaliste pour un examen intensif.

Calendrier de l'examen intensif (Exemple)

Ce calendrier commence après que votre conteneur ait déjà été déchargé du navire.

• Jour 1-2 : Notification de retenue. Votre courtier reçoit l'avis de « Retenue ». Le conteneur est déplacé vers le scan par radiographie (VACIS).
• Jour 3 : Examen du scan. Le CBP examine le scan. Ils décident de l'escalader à un examen intensif.
• Jour 4-5 : Attente du drayage. Le conteneur attend en ligne au port pour être pris en charge par un camion afin d'aller au CES. Le port est occupé.
• Jour 6 : Transit vers le CES. Le conteneur est transporté par camion au CES.
• Jour 7-9 : Attente au CES. Le conteneur est maintenant au CES, mais il attend dans une autre file d'attente pour son tour d'être déchargé.
• Jour 10 : Déchargement et examen. Le conteneur est enfin déplacé vers le quai. Les ouvriers du CES déchargent le fret. L'agent du CBP effectue l'inspection physique. Nos pièces lourdes peuvent rendre ce processus de déchargement plus lent que pour les marchandises standard.
• Jour 11 : Libération (Meilleur scénario). L'agent ne trouve aucun problème. Il émet la libération.
• Jour 12-13 : Rechargement et retour. Les ouvriers du CES rechargent le conteneur. Il attend un camion pour le ramener au terminal portuaire.
• Jour 14 : Prêt à être enlevé. Le conteneur est finalement de retour au port, dégagé, et prêt à être enlevé par votre transporteur.

Dans ce scénario optimiste, le délai était de 14 jours.

Qu'est-ce qui prolonge le délai ?

• Congestion portuaire : Si le Port de Long Beach est encombré ⁸, chaque étape prend plus de temps.
• Arriéré du CES : Si le CES est occupé, votre « Attente au CES » (Jour 7-9) pourrait devenir Jour 7-15.
• Problèmes de paperasse : Si l'agent trouve une incohérence (par exemple, quantité de la facture vs. compte physique), il met une retenue sur la libération. Votre courtier doit enquêter et le réparer. Cela peut ajouter 3 à 5 jours.
• Tests de laboratoire : S'ils testent l'acier, cela peut ajouter 1 à 2 semaines.
• Week-ends/Jours fériés : La douane et le CES ne travaillent pas 24/7. Une retenue placée un vendredi après-midi pourrait ne même pas être examinée avant lundi.

Je conseille toujours à mes clients d'ajouter un tampon de 3 à 5 jours à leur calendrier d'expédition juste au cas d'un examen simple. Il est sage d'ajouter un tampon de 10 jours à votre promesse de livraison.

Mon courtier en douane peut-il aider à faciliter le processus et à me tenir informé ?

Vous êtes dans l'incertitude. Le site web de la ligne maritime dit juste « En Attente ». Vous vous sentez stressé et frustré. Vous avez besoin de quelqu'un qui peut réellement vous donner des réponses.

Oui, absolument. Un bon courtier en douane ⁹ est votre partenaire le plus important dans ce processus. Il ne peut pas arrêter l'examen, mais il est votre seule ligne de communication. Il se coordonne avec le CES, paie les frais en votre nom et vous informe du statut.

Un courtier bon marché et peu réactif est une responsabilité majeure lors d'un examen. Un courtier en douane de haute qualité et expérimenté est essentiel. En tant qu'importateur avec plus de 20 ans d'expérience, vous connaissez la différence. Vous savez que payer un petit supplément pour un courtier qui connaît les pièces de machinerie lourde en vaut la peine.

Votre courtier est votre représentant. Voici ce qu'un bon courtier fait lors d'un examen, par rapport à ce qu'un mauvais courtier fait.

Performance du courtier lors d'un examen douanier

Tâche	Un bon courtier (Votre partenaire)	Un mauvais courtier (Votre problème)
Communication	Vous envoie un e-mail proactif immédiatement concernant la retenue. Fournit des mises à jour quotidiennes.	Vous devez l'appeler pour savoir que votre conteneur est en attente.
Coordination	A des relations existantes avec le CES. Arrange immédiatement le drayage et planifie l'examen.	Attend que le CES l'appelle. Ne fait pas de suivi.
Gestion des frais	Paie les frais d'examen du CES à partir de son propre compte (et vous facture plus tard) pour éviter les retards de libération.	Attend que vous lui envoyiez l'argent, ajoutant 2-3 jours au délai.
Résolution de problèmes	Si le CBP trouve une erreur de paperasse, il l'analyse et vous dit exactement quel document est nécessaire pour la corriger.	Vous transfère l'e-mail du CBP avec « Veuillez aviser » et aucune explication.
Post-examen	S'assure que le fret est rechargé correctement et coordonne le ramassage final par camion.	Considère que son travail est terminé une fois que le CBP émet la libération.

Comment nous (Dingtai) aidons votre courtier

Nous ne pouvons pas parler aux Douanes américaines pour vous. Mais nous pouvons aider votre courtier. C'est une partie essentielle de notre service.

Lorsque vous êtes notre partenaire, et que votre courtier vous contacte au sujet d'un examen, vous pouvez le connecter directement à moi (Linda) et à mon équipe technique.

Votre courtier dit : « Le CBP remet en question le code HTS (tarif) que vous avez utilisé pour ces chaînes de chenille ».
Vous faites : Connectez-le à moi.
Nous faisons : Nous fournissons immédiatement à votre courtier des fiches techniques détaillées, des dessins d'ingénierie et des rapports de composition des matériaux pour nos pièces. Nous expliquons pourquoi ce code HTS ¹⁰ est correct.

Cela fait gagner des heures de travail à votre courtier. Cela résout le problème rapidement. C'est la différence entre un fournisseur qui ne fait que vendre des pièces et un fournisseur qui est un véritable partenaire. Nous fournissons les détails techniques dont vous, en tant qu'acheteur expérimenté, avez besoin. Cette communication directe, d'expert à expert, est la façon dont nous minimisons les retards.

Conclusion

Les examens douaniers sont coûteux et provoquent des retards. Mais avec des documents précis, un excellent courtier et un partenaire de fabrication comme Dingtai qui fournit un soutien complet, vous pouvez gérer le risque avec succès.

Notes de bas de page

1. Page d'accueil officielle de l'agence américaine responsable du contrôle des frontières et de l'application des lois douanières. ↩︎
2. En savoir plus sur l'ATS, le système de gestion des risques utilisé par le CBP pour cibler les expéditions à haut risque. ↩︎
3. Détails sur le programme C-TPAT, un partenariat volontaire visant à renforcer la sécurité de la chaîne d'approvisionnement. ↩︎
4. Explication de ce qu'est une Station d'examen centralisée (CES) et de son rôle dans les inspections douanières. ↩︎
5. Guide expliquant les frais de surestaries et de détention dans le fret maritime et comment ils sont calculés. ↩︎
6. Exigences du CBP pour l'étiquetage des marchandises importées avec leur pays d'origine. ↩︎
7. Un aperçu des principes de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de ses composants. ↩︎
8. Exemple de suivi de la congestion portuaire (lien de remplacement) pour surveiller les temps d'attente des navires. ↩︎
9. Informations sur le rôle et les exigences de licence pour les courtiers en douane aux États-Unis. ↩︎
10. Accéder à l'outil de recherche officiel du Tarif Douanier Harmonisé (HTS) des États-Unis pour trouver les codes de produits. ↩︎