Un galet essentiel tombe en panne. Votre machine est à l'arrêt. Vous déposez une demande de garantie, mais le fournisseur vous demande alors de payer les frais de port. C'est une situation frustrante que je vois souvent.
Au cours de mes 20 années chez Dingtai, j'ai tout vu. En règle générale, la garantie couvre la pièce, mais pas les frais d'expédition, à moins que nous ne l'inscrivions explicitement dans le contrat. Vous devez vous attendre à payer le transport, sauf si votre fournisseur indique clairement le contraire.
Ce "coût caché" provoque des litiges majeurs. En tant que responsable des achats comme David, vous avez besoin de clarté avant d'acheter. Analysons les questions courantes que j'entends de la part des clients concernant l'expédition sous garantie, en commençant par les plus urgentes.
Dois-je m'attendre à ce que le fournisseur couvre les frais de fret aérien pour les pièces de rechange urgentes ?
Votre excavatrice est à l'arrêt, ce qui coûte 2 000 $ par jour. Vous avez besoin de cette pièce immédiatement par fret aérien. Mais qui paie cette facture salée ? C'est un point de friction majeur pour de nombreux acheteurs.
D'après mon expérience, presque aucune garantie standard ne couvre l'expédition accélérée (fret aérien). Les fournisseurs ne couvrent généralement que le fret maritime ou terrestre standard, s'ils couvrent l'expédition. Si vous en avez besoin rapidement, vous paierez presque certainement le coût supplémentaire vous-même.
Le fret aérien est extrêmement coûteux pour les pièces lourdes du train de roulement. Un fournisseur peut payer 200 $pour un fret maritime, mais 2 000$ pour un fret aérien. Ils ne peuvent tout simplement pas absorber ce coût élevé.
J'ai eu un client aux États-Unis, "David", qui a été confronté à ce problème exact. Sa machine était inactive et il exigeait que nous lui envoyions par avion un barbotin de remplacement. Notre politique standard, comme la plupart en Chine, couvre l'expédition standard si le défaut de qualité est confirmé. Elle ne couvre pas l'urgence.
Nous avons dû lui dire la dure vérité : nous pouvons l'expédier par mer (ce qui prend 40 jours) selon les termes de la garantie, ou vous pouvez payer le fret aérien pour l'avoir en 5 jours.
Il était très mécontent. Comme nous apprécions notre relation, nous sommes parvenus à un compromis. Il a accepté de payer la différence entre notre coût de fret maritime standard et le coût du fret aérien. Cela semblait juste pour les deux parties.
Pourquoi les fournisseurs refusent de payer pour le fret aérien
Il y a des raisons claires pour lesquelles les fournisseurs comme moi hésitent à payer pour une expédition aérienne d'urgence :
- Coût élevé : Le coût du fret aérien peut facilement effacer toute la marge bénéficiaire de la vente initiale.
- Mauvais précédent : Si nous le faisons pour un client, nous devons le faire pour tous. Cela devient une pratique commerciale 1 non viable.
- Complexité logistique : Le fret aérien pour des pièces industrielles lourdes et volumineuses nécessite une manutention et des documents spéciaux 2, ce qui est un service supplémentaire.
Vos options pour les pièces urgentes
Lorsque votre machine est en panne, vous avez plusieurs options :
- Payer le coût total : Si le coût de votre temps d'arrêt est supérieur au fret aérien, il est logique d'un point de vue commercial 3 de simplement payer.
- Négocier la différence : C'est ce que j'ai fait avec David. Demandez au fournisseur de couvrir son coût d'expédition "standard", et vous payez le reste.
- Utiliser votre propre transitaire : Parfois, votre propre partenaire logistique peut vous obtenir un meilleur tarif 4 que celui du fournisseur.
J'avertis également mes clients sur le remboursement. Certains fournisseurs pourraient dire qu'ils vont "couvrir" les frais, mais ils entendent par là que vous payez d'avance et qu'ils vous rembourseront 30 à 60 jours plus tard. Cela peut vraiment nuire à votre flux de trésorerie 5. Demandez toujours : "Payez-vous directement la société de transport, ou dois-je payer et attendre le remboursement ?"
Fret aérien vs fret maritime (exemple de coût)
| Caractéristique | Fret maritime standard | Fret aérien accéléré |
|---|---|---|
| Exemple de coût (Galet de 100 kg) | 150 $ | 1 200$ |
| Temps de transit (Chine vers USA) | 30-45 jours | 5-7 jours |
| Qui paie habituellement (Garantie) | Fournisseur (si couvert) ou Acheteur | Acheteur (ou l'acheteur paie la différence de 1 050 $) |
| Idéal pour | Commandes de stock, remplacements non urgents | Urgence, situations de temps d'arrêt élevé |
Puis-je négocier ce point et le faire figurer clairement dans notre accord d'approvisionnement ?
Vous en avez assez de vous disputer sur les frais d'expédition après la panne d'une pièce. Vous vous sentez piégé par des conditions de garantie vagues. Il existe un moyen simple d'éviter ce conflit à chaque fois.
Absolument. En tant que fabricant, je souhaite que vous négociiez cela. Vous devez faire définir les conditions d'expédition 6 dans le contrat d'achat ou le contrat d'approvisionnement. Si ce n'est pas écrit, cela n'existe pas. Cela nous protège tous les deux contre les litiges ultérieurs.
C'est la chose la plus importante que vous puissiez faire. Un bon acheteur comme David Miller sait que c'est lors de la phase contractuelle que l'on gagne de l'argent et que l'on s'épargne de futurs maux de tête.
Je me souviens d'un nouveau client d'Amérique du Sud. Nous avons expédié ses pièces et une chaîne de roulement présentait un défaut. Il m'a appelé, très en colère, exigeant que nous payions les 1 000 $ de fret aérien. J'ai vérifié notre contrat. Il disait seulement que nous "fournirions une pièce de rechange". Il ne disait rien sur l'expédition.
Nous nous sommes disputés pendant une semaine. Nous avons finalement accepté de partager les coûts à 50/50, juste pour préserver la relation. Mais j'en ai tiré une leçon : j'insiste désormais pour que nous clarifiions ce point avec tous les nouveaux clients.
Conditions d'expédition clés à définir dans votre contrat
Lorsque vous rédigez l'accord, soyez précis.
- 1. Responsabilité du fret (Entrant) : Qui paie pour renvoyer la pièce défectueuse à l'usine pour inspection ? (C'est souvent à la charge de l'acheteur).
- 2. Responsabilité du fret (Sortant) : Qui paie pour vous expédier la nouvelle pièce de rechange ?
- 3. Méthode d'expédition : La garantie couvre-t-elle uniquement le "fret terrestre/maritime standard" ? Si oui, indiquez clairement que "les frais de fret accéléré ou aérien sont à la charge de l'acheteur".
- 4. Lieu (Incoterms) : C'est un grand piège. Est-ce que "livraison gratuite" signifie FOB (Free on Board) Shanghai, où le fournisseur ne paie que pour acheminer la marchandise au port chinois ? Ou cela signifie-t-il DAP (Delivered at Place), où il paie pour qu'elle arrive à votre entrepôt (mais vous payez la douane) ?
Un client a confondu CIF (Cost, Insurance, Freight) avec DDP. Il a été choqué de recevoir une facture pour les droits de douane et le transport terrestre. Il a dit : "Mais vous aviez dit que vous paieriez le fret !" J'ai dû lui expliquer que le CIF ne couvre le fret que jusqu'au port de son pays. Il devait payer tout ce qui suivait.
Tous les fournisseurs ne se valent pas
Les politiques varient considérablement. J'ai vu de grandes marques proposer l'expédition sous garantie DDP 7 pour leurs meilleurs distributeurs. Cela fait partie de leur prix premium. Mais d'autres usines ne couvriront que l'expédition domestique (par exemple, jusqu'au port en Chine). En tant qu'acheteur international, cette politique vous est inutile. Vous devez demander : "Quelle est votre politique pour l'expédition sous garantie internationale ?"
Incoterms courants pour les pièces sous garantie
| Incoterm | Le fournisseur paie pour | L'acheteur paie pour | Note de Linda |
|---|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | Rien. La pièce est à la porte de l'usine. | Tout le transport, la douane et les risques. | N'acceptez jamais cela pour une garantie. |
| FOB (Free on Board) | Acheminement au port d'origine (ex. Shanghai). | Fret maritime, assurance, douane, transport terrestre. | Très courant, mais vous payez encore beaucoup. |
| CIF (Cost, Ins., Freight) | FOB + Fret maritime et assurance. | Droits de douane, frais de port, transport terrestre. | C'est le piège des "coûts cachés". |
| DAP (Delivered at Place) | Expédition à votre adresse. | Tous les droits de douane et taxes. | C'est bien mieux. |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Tout. La pièce arrive à votre porte. | Rien. | C'est le mieux pour vous, mais rare. |
Est-ce important de savoir qui était en faute pour la panne de la pièce d'origine ?
Votre galet de roulement s'est fissuré. Le fournisseur dit que votre opérateur a maltraité la machine et que la garantie est nulle. Vous vous retrouvez avec la facture. Comment prouver que c'est leur faute ?
Oui, la faute est primordiale. Si la défaillance est due à un défaut de fabrication 8, notre garantie la couvre. Mais si elle est due à une mauvaise installation, un mauvais entretien ou un abus, la garantie est annulée. Cette distinction détermine qui paie pour la pièce et l'expédition.
C'est le litige le plus courant et le plus difficile dans notre secteur. En tant que fabricant, nous (Dingtai) avons un contrôle qualité strict 9 (ISO9001, inspection à 100 %). Nous assumons nos produits. Mais nous savons aussi que les pièces de train de roulement vivent dans un environnement brutal.
J'ai eu un cas que je n'oublierai jamais. Un client minier en Australie a déclaré que nos galets tombaient en panne prématurément. Il a exigé 20 nouveaux galets plus le fret aérien. Il était furieux. Nos ingénieurs ont demandé des photos. Nous avons vu que les galets étaient encrassés par du béton séché et de la boue. Les joints avaient lâché parce que le matériau abrasif n'était pas nettoyé.
Comment nous déterminons la faute (le processus d'inspection)
Lorsque vous signalez un défaut, nous (le fournisseur) demanderons presque toujours :
- Des photos claires : Nous devons voir le point de rupture, le numéro de pièce et les pièces environnantes.
- Conditions de fonctionnement : Quel matériau la machine creuse-t-elle ? Quel est l'environnement (boue, roche, sable) ?
- Journaux d'entretien : À quand remonte le dernier nettoyage ou inspection du train de roulement ?
- Retour de la pièce : Pour les réclamations sérieuses, nous vous demanderons de renvoyer la pièce à notre laboratoire en Chine (souvent à vos frais initiaux) pour une analyse métallurgique complète.
Mon client en Australie insistait sur le fait que c'était notre qualité. J'insistais sur le fait que c'était son entretien. Nous étions bloqués. Il a dit : "Je ne vais pas payer pour envoyer 20 galets cassés en Chine juste pour que vous me blâmiez !"
J'ai suggéré un compromis : "Faites appel à un laboratoire d'essais local et indépendant pour analyser la défaillance." Il l'a fait. Le rapport du laboratoire est revenu : "Défaillance du joint due à un tassement de matériau abrasif extrême." Cela a prouvé qu'il s'agissait d'un problème opérationnel et non d'un défaut de fabrication. La demande de garantie a été rejetée. Il n'était pas content, mais il a respecté le fait que nous ayons utilisé un tiers pour le prouver.
Parfois, la "faute" est petite, mais la pièce est grosse. J'ai vu des fournisseurs remplacer un petit boulon défectueux et payer le fret aérien parce que c'est bon marché. Mais quand une tuile de chenille de 300 kg tombe en panne, ils se battent, car le coût d'expédition est énorme. Ce n'est pas juste, mais cela arrive. Un défaut devrait être un défaut, peu importe la taille.
Raisons courantes de refus d'une demande de garantie
- Mauvaise installation : Utilisation de mauvais outils, couple incorrect.
- Manque d'entretien : Ne pas nettoyer les chenilles, ne pas vérifier la tension.
- Mauvaise application : Utilisation d'une machine standard dans une carrière de roche à usage intensif.
- Accident ou abus : Erreur de l'opérateur, choc contre des obstacles.
La faute détermine la responsabilité
| Scénario | Qui est en faute ? | Qui paie pour la pièce ? | Qui paie pour l'expédition ? |
|---|---|---|---|
| Défaut de fabrication | Fournisseur (Dingtai) | Fournisseur | Selon le contrat (négociable) |
| Erreur d'installation | Acheteur / Mécanicien | Acheteur | Acheteur |
| Entretien inapproprié | Acheteur / Opérateur | Acheteur | Acheteur |
| Dommages de transport | Transporteur | Transporteur (Assurance) | Transporteur (Assurance) |
Qu'en est-il des droits de douane et des taxes pour la pièce de rechange ?
Votre pièce de rechange "gratuite" arrive. Ensuite, vous recevez une facture de la douane pour 25 % de droits et taxes. C'est une mauvaise surprise que beaucoup d'acheteurs, même expérimentés, oublient de demander.
À moins que vous n'ayez négocié une condition DDP (Delivered Duty Paid), vous (l'acheteur) êtes presque toujours responsable de tous les droits et taxes à l'importation. En tant que fournisseur, je ne peux pas contrôler ou payer les taxes locales de votre pays. Ce coût est distinct du "fret".
C'est le piège du "dernier kilomètre". J'ai vu cela se produire si souvent. Nous acceptons d'envoyer une pièce sous garantie. Nous payons le CIF (Cost, Insurance, Freight) jusqu'au port de Los Angeles. Notre part du contrat est remplie.
Puis je reçois un appel en colère du client. "Linda, les pièces sont bloquées au port ! DHL me demande 500 $ de droits d'importation !"
Je dois expliquer gentiment que le fret (ce que j'ai payé) et les droits (ce que son gouvernement facture) sont deux choses différentes. Les droits d'importation, la TVA ou les tarifs 10 sont fixés par le pays de l'acheteur. En tant qu'exportateur chinois, nous n'avons aucun moyen légal de les payer.
Comment gérer l'importation de pièces sous garantie
Vous n'êtes pas démuni. Voici comment gérer correctement cette situation.
- 1. Vérifiez votre Incoterm : Tout revient au contrat. Si votre contrat indique CIF ou DAP, vous payez les droits. S'il indique DDP, le fournisseur paie. (Le DDP est très rare pour les pièces sous garantie).
- 2. Utilisez un code "Garantie/Réparation" : De nombreux pays disposent d'une déclaration en douane spéciale pour les articles sous garantie ou en réparation. Vous pouvez parfois les importer avec un taux de droit de 0 %.
- 3. Parlez à votre courtier : Vous (l'acheteur) devez parler à votre courtier en douane de ce point avant l'expédition de la pièce. Vous aurez besoin de documents du fournisseur (moi) attestant qu'il s'agit d'un envoi "Sans valeur commerciale (NCV)" à des fins de garantie.
- 4. Facture "Sans valeur commerciale" : Nous (le fournisseur) devons créer une facture commerciale pour la douane. Nous ne pouvons pas mettre 0 $. Nous indiquerons la valeur réelle (par exemple, "1 500 $") mais ajouterons une mention : "SANS VALEUR COMMERCIALE. PIÈCE DE RECHANGE FOURNIE GRATUITEMENT SOUS GARANTIE." Cela indique à la douane pourquoi vous ne nous payez pas pour cela, mais ils vous factureront tout de même des droits sur la valeur de l'article (1 500 $), sauf si vous demandez une exonération (voir point 2).
Ne vous laissez pas surprendre. Lorsque votre fournisseur accepte d'envoyer une pièce sous garantie, posez-lui cette question exacte : "Quelle valeur déclarerez-vous sur la facture, et pouvez-vous s'il vous plaît marquer 'remplacement sous garantie sans valeur commerciale' ?" Ensuite, appelez immédiatement votre courtier en douane.
Conclusion
En matière d'expédition sous garantie, la clarté est essentielle. Ne supposez rien. Obtenez chaque détail sur le fret, la faute et les taxes dans votre contrat avant de signer la commande.
Notes de bas de page
1. Explorez les principes de la pratique commerciale durable et sa viabilité à long terme. ↩︎
2. Guide sur les exigences d'expédition internationale pour la manutention spéciale et la documentation. ↩︎
3. Apprenez à calculer la pertinence commerciale du paiement d'un fret accéléré par rapport au temps d'arrêt de la machine. ↩︎
4. Stratégies pour obtenir de meilleurs tarifs d'expédition grâce à un partenaire logistique dédié. ↩︎
5. Comprendre comment des paiements importants et imprévus comme le fret aérien impactent le flux de trésorerie d'une entreprise. ↩︎
6. Explication détaillée des termes d'expédition essentiels à définir dans un contrat d'approvisionnement. ↩︎
7. Guide complet des Incoterms Delivered Duty Paid (DDP) pour les envois sous garantie et premium. ↩︎
8. Analyse des causes communes et des définitions d'un défaut de fabrication dans les pièces de machines lourdes. ↩︎
9. Normes et exigences des systèmes de contrôle qualité stricts comme l'ISO9001 dans la fabrication. ↩︎
10. Aperçu des droits d'importation mondiaux, de la TVA et des tarifs sur les biens commerciaux et les pièces de rechange. ↩︎