Vous faites confiance à votre fournisseur, mais de petits problèmes continuent d'apparaître. Vous vous sentez déconnecté. Ces petits problèmes s'aggravent. Un retard d'expédition paralyse votre ligne de service. Une pièce incohérente tombe en panne, nuisant à votre réputation. Je crois que des réunions d'examen régulières et structurées sont la solution.
Des réunions d'examen régulières avec un fournisseur de pièces de train de roulement sont cruciales. Elles instaurent la confiance, assurent le contrôle de la qualité et améliorent la communication. Ces réunions permettent d'aligner les objectifs commerciaux, d'examiner les indicateurs de performance et de résoudre les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent de grosses défaillances coûteuses.
Ces réunions sont plus qu'une simple discussion. Elles sont au cœur d'une chaîne d'approvisionnement solide et fiable 1. En tant que fabricant (Dingtai) avec plus de 20 ans d'expérience, j'ai vu directement comment ce processus distingue les bons partenariats des mauvais. C'est ainsi que nous travaillons avec des partenaires comme David Miller aux États-Unis. Explorons ce qui rend ces réunions si précieuses.
Quels sujets devrions-nous couvrir lors de ces réunions régulières?
Vous avez programmé une réunion, mais vous avez l'impression que c'est une perte de temps. Vous parlez du temps et de la dernière commande, mais rien de profond. Sans un ordre du jour clair, les vrais problèmes passent inaperçus. Vous raccrochez frustré. Je prépare toujours un ordre du jour ciblé. Cela garantit que nous couvrons les points critiques.
Une bonne réunion avec un fournisseur doit couvrir plusieurs domaines clés. Discutez de l'état actuel des commandes et de la logistique, examinez la qualité des produits et tout retour technique, et vérifiez les niveaux de stock par rapport aux prévisions futures. Couvrez également les mises à jour sur les nouveaux produits et discutez des objectifs stratégiques à long terme.
Je sais que pour les responsables des achats, l'ambiguïté est l'ennemie. Vous avez besoin de données concrètes. Lorsque je m'assois avec mes partenaires de longue date, nous ne faisons pas que "prendre des nouvelles". Nous auditons l'ensemble de la relation, en commençant par les besoins les plus immédiats.
Je sais que vous vous inquiétez des ruptures de stock. Vous ne pouvez pas avoir une pelle hydraulique de plusieurs tonnes au ralenti parce qu'il manque un galet porteur (ou galet inférieur) de 200 $. Le premier sujet que nous couvrons toujours est l'Inventaire et la Prévision. Vous me faites part de vos projections pour le prochain trimestre. Je vous montre mon calendrier de production et le stock actuel de vos articles à forte demande (comme des chaînes de chenille ou des barbotins spécifiques). De cette façon, nous pouvons identifier les lacunes avant qu'elles ne surviennent.
Ensuite, nous plongeons dans la Qualité et le Retour Technique. C'est là que vous, le client, devez être totalement honnête. Un lot de dents d'entraînement a-t-il montré une usure inhabituelle? L'ajustement sur un nouveau galet de renvoi était-il parfait? Je veux ces retours. En tant que fabricant certifié ISO9001 2, mon équipe et moi utilisons ces données pour vérifier nos processus de traitement thermique 3 ou l'approvisionnement en matières premières 4. Nous ne pouvons pas résoudre un problème que nous ignorons. Cela construit la confiance.
Nous discutons également du Développement de Produits et des Mises à Jour du Marché. Je pourrais vous faire savoir que nous avons un nouvel alliage pour nos dents de godet qui affiche une durabilité 15 % supérieure dans les environnements à forte abrasion. Cela vous permet de planifier votre inventaire, d'éviter d'acheter d'anciens modèles et d'offrir la dernière technologie à vos propres clients.
Enfin, nous examinons le Support Après-Vente et la Garantie. Si vous avez eu une réclamation au titre de la garantie, quelle a été la rapidité de notre réponse? Le processus était-il clair? Mon objectif chez Dingtai est de rendre ce processus simple. Nous confirmons les procédures afin que vous ayez une confiance totale.
Voici un ordre du jour simple que je suggère souvent à mes partenaires:
Exemple d'ordre du jour de réunion
| Catégorie de Sujet | Questions Clés à Poser (Vous) | Ce que je Fournis (Fournisseur) |
|---|---|---|
| Examen des Opérations | Quel est le statut de mes bons de commande ouverts? | Rapport complet de suivi et de production. |
| Inventaire et Prévision | Je prévois avoir besoin de 500 galets inférieurs au troisième trimestre. Pouvez-vous répondre à ce besoin? | Mes niveaux de stock actuels et mes délais de livraison. |
| Qualité et Retour | Nous avons eu un problème avec le lot #123. Quelle en était la cause? | Un rapport technique complet et un plan d'action corrective 5. |
| Planification Stratégique | Y a-t-il de nouveaux produits ou des options d'économies de coûts? | Mises à jour sur la R&D, les tendances du marché et les prix. |
Comment ces réunions peuvent-elles nous aider à traiter de manière proactive les problèmes potentiels?
Vous passez votre temps à éteindre des incendies. Une expédition est en retard. Une pièce tombe en panne. Vous êtes toujours en train de réagir, jamais de planifier. Ce mode réactif est stressant et coûteux. Il entraîne des temps d'arrêt et des clients en colère. Je constate que ces réunions déplacent notre objectif de la «réaction» à la «prévention». Nous résolvons les problèmes quand ils sont petits.
Les réunions régulières créent de la transparence. En partageant les prévisions et les données de qualité, les fournisseurs peuvent détecter les conflits de production tôt. Cette communication proactive permet aux deux parties d'ajuster les calendriers, de gérer les stocks ou de corriger les problèmes techniques avant qu'ils n'impactent la chaîne d'approvisionnement ou l'utilisateur final.
Le plus grand point de douleur que j'entends de la part des acheteurs expérimentés est l'incertitude. Un fournisseur qui reste «silencieux» est un risque. Ma philosophie repose sur la transparence. Ces réunions sont notre chance d'allumer toutes les lumières.
Soyons honnêtes, des problèmes vont survenir. C'est un fait de la fabrication mondiale 6. Un conteneur est retenu au port. Le prix d'une matière première augmente. La clé n'est pas si cela se produit, mais comment nous gérons cela.
Attraper les Incendies Quand Ce Sont des Étincelles
Je considère ces examens comme notre système d'alerte précoce. Par exemple, lors de notre réunion, vous pourriez mentionner une nouvelle réglementation environnementale locale dans votre État. Cela pourrait signifier que vous avez besoin de pièces avec un revêtement spécifique. En me le disant avant que cela ne devienne un besoin urgent, mon équipe de R&D (nous avons plus de 20 techniciens) peut commencer à s'approvisionner et à tester. C'est de la planification proactive.
Cela fonctionne dans les deux sens. Je peux partager des renseignements sur le marché 7 de mon côté. Je pourrais dire : « Le coût de l'acier devrait augmenter de 10 % le trimestre prochain en raison de nouvelles politiques minières. » C'est une mise en garde stratégique. Cela vous donne la possibilité de passer une commande plus importante maintenant au prix actuel. Cela peut vous faire économiser beaucoup d'argent.
Ce processus identifie et résout les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent. Un excellent exemple est la qualité.
Vous pourriez dire : « Linda, le dernier lot de patins de chenille semblait s'user plus rapidement dans le segment de nos clients dont le terrain est rocheux. »
Au lieu que cela devienne une plainte énorme six mois plus tard, nous y remédions maintenant. Je transmets directement ces retours à mes ingénieurs. Nous examinons les rapports de qualité pour ce lot. Nous analysons la composition du matériau. Peut-être découvrons-nous qu'il a été utilisé en dehors de son application prévue. Ou peut-être trouvons-nous une légère déviation dans notre traitement thermique. Nous pouvons ensuite ajuster les spécifications pour votre prochaine commande. C'est l' amélioration continue 8 en action.
C'est ainsi que nous évitons les grosses surprises coûteuses.
Devrions-nous examiner les indicateurs clés de performance (KPI) comme la ponctualité des livraisons et les taux d'acceptation de la qualité?
Vous sentez que votre fournisseur fait du bon travail, mais vous n'avez pas les chiffres. Tout est basé sur un sentiment. Lorsqu'un gestionnaire demande un rapport, vous ne pouvez pas prouver leur valeur. Vous ne pouvez pas non plus identifier précisément leurs défaillances. J'aime les données. Je crois que « ce qui est mesuré est géré ».
Oui, l'examen des indicateurs clés de performance (KPI) est essentiel. Des mesures comme la Ponctualité des Livraisons (OTD), le Taux d'Acceptation de la Qualité et le Taux de Remplissage des Commandes fournissent des données objectives. Ces données éliminent l'émotion et aident les deux parties à identifier et à suivre les améliorations ou les déclins de performance réels.
Au cours de mes 20 années dans ce secteur, j'ai vu de nombreux partenariats échouer à cause d'attentes brisées. Les KPI sont simplement un moyen d'écrire ces attentes et de les mesurer. Ils alignent nos objectifs. Mon objectif est d'être votre meilleur fournisseur. Votre objectif est de n'avoir aucun temps d'arrêt. Les KPI nous montrent où nous nous rencontrons.
Ces mesures ne sont pas destinées à blâmer. Elles concernent les faits. En tant que fabricant direct, nous effectuons une inspection de qualité à 100 % avant que nos pièces ne quittent l'usine. Nous suivons nos données. Nous voulons les partager avec vous.
Lorsque je travaille avec un nouveau distributeur, nous nous mettons d'accord sur ces mesures dès le début. Voici les principales que nous suivons :
KPI Fournisseur Clés
| Mesure KPI | Ce qu'elle Mesure | Pourquoi c'est Important pour Vous |
|---|---|---|
| Ponctualité des Livraisons (OTD) 9 | Pourcentage de commandes livrées à la date promise. | C'est un énorme point de douleur. Une pièce en retard arrête le travail de votre client. |
| Taux d'Acceptation de la Qualité | Pourcentage de pièces qui passent votre inspection à la réception. | Mesure notre cohérence. Vous ne pouvez pas vous permettre de renvoyer de mauvaises pièces. |
| Taux de Remplissage des Commandes | Pourcentage d'une commande expédiée complète (sans ruptures de stock). | Montre notre gestion des stocks. Vous avez besoin de l'ensemble complet des pièces. |
| Temps de Réponse | Le temps qu'il faut à mon équipe pour répondre à une question technique. | Lorsque vous avez une machine en panne, vous avez besoin de réponses rapides. |
Lors de notre examen, nous ne regardons pas seulement les chiffres. Nous regardons l'histoire qui se cache derrière eux.
Par exemple, si notre Ponctualité des Livraisons a glissé de 99 % à 95 % au dernier trimestre, nous creusons. Je peux vous montrer : « Cela a été causé par une fermeture de port de deux semaines à Shanghai. » Nous pouvons ensuite discuter de solutions. Peut-être devrions-nous intégrer une semaine de stock tampon supplémentaire pour vous. Ou nous pourrions diviser les expéditions entre deux ports différents.
Ces données nous permettent d'avoir des conversations de haut niveau. Nous arrêtons de parler d'une commande en retard. Nous commençons à parler d'améliorer l'ensemble du système logistique pour toutes les commandes futures. C'est ainsi que nous construisons une chaîne d'approvisionnement résiliente 10 ensemble.
À quelle fréquence ces réunions d'examen devraient-elles avoir lieu (par exemple, trimestriellement, annuellement)?
Vous voulez vous rencontrer, mais vous êtes occupé. Votre fournisseur est occupé. Trouver un moment est difficile, alors cela n'arrive jamais. Une année passe. Un petit malentendu est maintenant devenu un problème majeur. Je crois que la fréquence dépend de la relation. Mais cela doit être un calendrier régulier et verrouillé. La cohérence est la clé.
Pour la plupart des relations B2B stratégiques, les examens trimestriels sont idéaux. C'est assez fréquent pour détecter les problèmes tôt, mais pas trop souvent pour que cela devienne un fardeau. Un examen annuel devrait également avoir lieu pour la planification stratégique de haut niveau et la négociation de contrats.
Il n'y a pas de réponse « parfaite » unique à cela, mais je peux partager ce qui fonctionne le mieux pour mes partenaires. Le bon rythme dépend de la complexité de votre entreprise.
L'objectif principal est de renforcer la relation et d'instaurer la confiance. Vous ne pouvez pas construire la confiance avec une seule réunion par an.
Trouver le Bon Rythme
Je recommande généralement un système à deux niveaux pour mes partenaires :
1. Examens Trimestriels des Affaires (QBRs)
2. Examens Stratégiques Annuels
La réunion Trimestrielle (tous les 3 mois) est la plus importante. C'est notre réunion de « travail ». C'est là que nous examinons les KPI des 90 derniers jours. Nous discutons des points de l'ordre du jour que nous avons abordés précédemment : retour sur la qualité, performance de livraison et prévisions à court terme. C'est assez fréquent pour détecter les problèmes tôt. Si nous attendons 6 mois, un petit problème de qualité pourrait affecter deux ou trois cycles de production complets. Un point de contrôle trimestriel arrête l'hémorragie.
La réunion Annuelle (une fois par an) est différente. C'est du haut niveau. C'est là que nous prenons l'avion pour vous voir, ou que vous venez à notre usine en Chine. (C'est quelque chose que j'encourage toujours!) Cette réunion est destinée à la stratégie globale. Nous examinons l'année entière. Nous discutons des renouvellements de contrats, des nouveaux programmes OEM pour lesquels vous pourriez soumissionner ou des investissements majeurs que nous (Dingtai) faisons dans les nouvelles technologies.
Voici comment je vois la différence :
Fréquence et But de la Réunion
| Type de Réunion | Fréquence | Objectif Clé | Participants |
|---|---|---|---|
| Point de Contrôle Tactique | Mensuel (au besoin) | Résoudre les problèmes urgents (par exemple, « Où est le PO #456? ») | Votre agent d'achat, mon soutien aux ventes. |
| Examen Trimestriel | Tous les 3 Mois | Examiner les KPI, vérifier les prévisions, résoudre les tendances de qualité. | Vous (Directeur des achats), Moi (Linda). |
| Examen Annuel | Une fois par An | Stratégie à long terme, négociation de contrat, plans de R&D. | Votre direction, mon équipe technique et senior. |
Pour un partenaire clé qui achète de gros volumes et dépend de nos pièces pour sa marque, l'examen trimestriel est non négociable. C'est le cœur de notre partenariat. Cela garantit que nous construisons une véritable relation de collaboration, et non juste une série de transactions.
Conclusion
Selon mon expérience, ces réunions sont l'outil le plus précieux dont nous disposons. Elles transforment une simple transaction fournisseur en un partenariat puissant et durable, fondé sur les données et la confiance.
Notes de bas de page
1. Lisez les principes fondamentaux d'une gestion solide de la chaîne d'approvisionnement. ↩︎
2. Apprenez ce que signifie être un fabricant certifié ISO 9001 pour la qualité. ↩︎
3. Guide sur les processus de traitement thermique pour les pièces métalliques industrielles. ↩︎
4. Meilleures pratiques pour l'approvisionnement éthique et durable en matières premières. ↩︎
5. Voyez comment mettre en œuvre un plan d'action corrective efficace. ↩︎
6. Aperçu des tendances actuelles dans le secteur de la fabrication mondiale. ↩︎
7. Utilisation des renseignements sur le marché pour de meilleures décisions d'approvisionnement. ↩︎
8. Explication de l'amélioration continue (Kaizen) dans la fabrication. ↩︎
9. Définition de la Ponctualité des Livraisons (OTD) en tant que KPI clé de la chaîne d'approvisionnement. ↩︎
10. Stratégies pour bâtir une chaîne d'approvisionnement résiliente contre les perturbations. ↩︎