Vous avez passé votre commande de pièces de train de roulement (undercarriage parts) de haute qualité. Le problème ? Elles sont maintenant dans une boîte en acier sur un navire géant. Je vais vous expliquer les meilleures façons de suivre votre conteneur.
En tant que fabricant, je conseille toujours à mes clients que la meilleure façon de suivre leur conteneur est d'utiliser le numéro de conteneur ou le numéro de connaissement (Bill of Lading - B/L) directement sur le site web de la compagnie maritime. Votre transitaire (freight forwarder) est également votre partenaire clé et devrait fournir des mises à jour régulières.
Le suivi de votre envoi est vital pour la planification de votre inventaire et de vos opérations. Savoir où se trouvent vos pièces de rechange (parts) vous aide à planifier le dédouanement 1, le transport intérieur 2 et l'installation. Décortiquons les outils et les étapes exacts que vous pouvez utiliser pour surveiller votre précieuse cargaison, de mon usine à votre porte.
Puis-je utiliser le numéro de conteneur ou le numéro de connaissement pour le suivre sur le site web de la compagnie maritime ?
Vous avez les numéros de suivi, mais quelle est la manière la plus directe de les utiliser ? Cela peut sembler déroutant avec tant de sites web différents. Je vais vous montrer la méthode la plus simple et la plus fiable.
Oui, vous le pouvez absolument. Je trouve que c'est le moyen le plus direct et le plus officiel d'obtenir des informations. Rendez-vous simplement sur le site web officiel du transporteur, trouvez sa page "Suivi" (Tracking) ou "Cargaison" (Cargo), et entrez votre numéro de B/L ou de conteneur. Cela vous donne le statut officiel.
C'est la méthode principale pour le suivi. En tant que votre fournisseur, nous (Dingtai) vous fournissons ces numéros dès que le conteneur est expédié. La compagnie maritime 3 — l'entreprise qui possède le navire — est la source d'information ultime pour la localisation du conteneur.
Qu'est-ce qu'un numéro de connaissement (Bill of Lading - B/L) ?
Le connaissement est le document juridique officiel entre l'expéditeur (moi, Dingtai) et le transporteur. Il agit comme un reçu, un contrat et un titre de propriété 4. Le numéro de B/L 5 est unique à votre envoi spécifique. Souvent, vous pouvez suivre l'intégralité de l'envoi (qui peut inclure plusieurs conteneurs) en utilisant ce seul numéro. Vous trouverez le nom du transporteur (par exemple, Maersk, COSCO, MSC) imprimé clairement sur le connaissement. Cela vous indique quel site web visiter.
Qu'est-ce qu'un numéro de conteneur ?
Un numéro de conteneur (comme le code BIC : XXXU 123456-7) est l'identifiant unique de la boîte en acier physique 6 contenant vos pièces de train de roulement (undercarriage parts). Ce numéro est standard dans le monde entier. L'utilisation du numéro de conteneur est très précise. Elle vous indique le statut de cette boîte spécifique. Si vous avez un chargement complet de conteneur (Full Container Load - FCL) 7, ce numéro est parfait. Si vous avez un chargement partiel de conteneur (Less-than-Container-Load - LCL) 8, votre transitaire vous fournira probablement un numéro de suivi différent.
Guide étape par étape pour le suivi sur le site web
- Trouvez le transporteur : Regardez votre connaissement. Le nom et le logo du transporteur seront en haut.
- Allez sur le site web : Ouvrez votre navigateur web et recherchez la page officielle de "suivi de cargaison" du transporteur.
- Entrez votre numéro : Le site aura une boîte pour entrer soit le numéro de B/L, soit le numéro de conteneur.
- Voyez le statut : Les résultats vous montreront les derniers "événements" pour votre conteneur.
Cette méthode directe est la meilleure car elle provient de la source. Il n'y a pas d'intermédiaire pour retarder ou mal interpréter l'information. Les données sont exactement ce que la compagnie maritime voit dans son système interne.
Voici un tableau des statuts de suivi courants que vous verrez sur le site web d'un transporteur et ce qu'ils signifient pour vous.
| Statut de suivi | Ce que cela signifie | Ce que vous devriez faire |
|---|---|---|
| Gate In (Entrée au port) | Le conteneur complet a été reçu au terminal du port d'origine. | Rien. C'est un bon signe ; le conteneur est au port. |
| Loaded on Vessel (Chargé sur le navire) | Votre conteneur est sur le navire, et le navire est probablement parti. | Notez la date de départ. C'est à ce moment que le compte à rebours commence. |
| Transshipment (Transbordement) | Le conteneur est déplacé d'un navire à un autre à un port de transit. | Vérifiez le nouveau navire et l'heure d'arrivée estimée (ETA). Cela peut ajouter du temps au voyage. |
| Discharged (Déchargé) | Le conteneur a été déchargé du navire au port de destination. | Préparez-vous ! Il est temps de contacter votre courtier en douane (customs broker). |
| Gate Out (Sortie du port) | Le conteneur a quitté le port de destination, généralement sur un camion. | Confirmez la prise en charge avec votre transitaire (freight forwarder) ou votre compagnie de transport routier (trucking company). |
Mon transitaire fournit-il un service de suivi ou des mises à jour régulières ?
Vous êtes un directeur des achats occupé. Vous ne pouvez pas passer toute votre journée à appuyer sur "actualiser" sur un site web de suivi. Vous avez besoin que l'information vous soit transmise. Votre transitaire (freight forwarder) est la solution.
Un bon transitaire est essentiel, et je travaille très étroitement avec le nôtre. Il devrait vous fournir son propre portail de suivi ou, à tout le moins, des mises à jour régulières par courriel aux étapes clés. Vous devriez vous assurer de lui demander ce service lorsque vous réservez l'envoi.
Alors que le site web de la compagnie maritime est la source des données, votre transitaire (freight forwarder) est votre partenaire de service. Son travail est de gérer cette information pour vous. En tant qu'acheteur comme David, avec des normes élevées, vous devriez vous attendre à ce que votre transitaire soit proactif.
Le rôle du transitaire dans la communication
Votre transitaire (freight forwarder) est votre principal point de contact. Il connaît bien l'ensemble du processus d'expédition et peut fournir des mises à jour en temps réel. Lorsque je travaille avec mes clients, je leur recommande toujours de demander à leur transitaire un numéro de suivi et le canal web spécifique à utiliser. Cela évite toute confusion.
Les bons transitaires ont leurs propres portails de suivi en ligne 9. Ces systèmes extraient des données de plusieurs transporteurs, vous donnant un seul endroit pour voir tous vos envois. C'est beaucoup plus efficace que de visiter cinq sites web de compagnies maritimes différents.
Mise en place d'alertes proactives
N'acceptez pas un service passif. Demandez à votre transitaire de fournir des notifications push logistiques régulières. Cela signifie qu'il devrait vous envoyer automatiquement un courriel ou un SMS aux moments clés :
- Lorsque le conteneur est chargé sur le navire.
- Lorsqu'il arrive à un port de transit.
- Lorsqu'il est déchargé au port de destination.
- Lorsqu'il passe la douane.
Ce service vous fait gagner du temps et vous permet de gérer par exception. Vous n'avez pas à chercher l'information ; elle vient à vous.
Que faire si le suivi est bloqué
Que se passe-t-il si les informations de suivi cessent d'être mises à jour ? C'est là que votre transitaire gagne ses honoraires. Si vous voyez que le statut est "bloqué" pendant plusieurs jours, ou si l'information semble anormale, contactez immédiatement votre transitaire. N'attendez pas. Il pourrait s'agir d'un simple retard du système, ou il pourrait s'agir d'un réel problème (comme une retenue douanière ou un conteneur manqué à un port de transit). Plus vite vous contacterez votre transitaire, plus vite il pourra enquêter et résoudre le problème, minimisant toute perte ou retard potentiels.
| Méthode de suivi | Idéale pour... | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|---|
| Site web de la compagnie maritime | Obtenir le statut le plus précis et officiel. | Directement de la source ; le plus à jour. | Doit vérifier manuellement ; doit connaître le transporteur pour chaque envoi. |
| Transitaire (Freight Forwarder) | Professionnels occupés qui ont besoin d'un service proactif. | Un seul point de contact ; alertes proactives ; peut résoudre les problèmes. | L'information est filtrée ; les mises à jour peuvent être légèrement retardées. |
| Application tierce | Obtenir une vue de la carte "en direct" du navire. | Pratique ; visuel ; bon pour la localisation générale. | Peut ne pas avoir de données d'"événements" officielles (comme le statut douanier). |
Vous devez planifier votre personnel d'entrepôt et votre transport routier intérieur. Votre calendrier entier dépend de l'heure d'arrivée estimée (Estimated Time of Arrival - ETA) du navire. Mais vous savez par expérience que cette date peut être une cible mouvante.
D'après mes 20 ans de fabrication et d'exportation, je dis toujours à mes clients de traiter l'ETA comme une bonne estimation, et non comme une promesse ferme. Elle peut changer, et c'est souvent le cas, en raison de la météo, de la congestion portuaire ou des douanes. J'intègre toujours une petite marge de manœuvre pour la planification de mes clients.
Comprendre pourquoi l'ETA change peut vous aider à gérer vos propres opérations et attentes. L'ETA que vous voyez aujourd'hui pourrait ne pas être l'ETA que vous aurez la semaine prochaine. C'est la partie la plus difficile de la logistique internationale.
Raisons courantes des changements d'ETA
Le voyage de notre usine en Chine à votre installation aux États-Unis est long, avec de nombreuses variables.
- Météo : Un typhon dans le Pacifique ou une tempête majeure dans l'Atlantique peut forcer un navire à ralentir ou à prendre une route plus longue et plus sûre.
- Congestion portuaire 10 : C'est le facteur le plus important aujourd'hui. Si de nombreux navires arrivent au port (comme Los Angeles ou Long Beach) en même temps, votre navire pourrait devoir attendre au mouillage pendant des jours, voire des semaines, avant de pouvoir obtenir un poste d'amarrage pour décharger.
- Problèmes de main-d'œuvre : Des grèves ou des ralentissements des travailleurs portuaires ou des camionneurs peuvent stopper instantanément les opérations.
- Maintenance du navire : Parfois, un navire a un problème mécanique inattendu et doit être réparé.
Planification des retards de transbordement
De nombreux envois, en particulier vers des ports plus petits, ne sont pas directs. Votre conteneur peut être déchargé à un grand port "hub" (comme Singapour ou Rotterdam), puis chargé sur un navire " feeder" plus petit. C'est ce qu'on appelle le transbordement (transshipment).
C'est un point critique à surveiller. Si votre conteneur manque sa correspondance, il pourrait attendre au port de transit pendant une semaine ou plus pour le prochain navire. Lorsque vous réservez, vous devriez demander à votre transitaire (forwarder) si l'itinéraire est direct ou s'il inclut un transbordement. S'il en inclut un, vous devez clarifier la méthode de suivi pour le port de transit afin d'éviter ce "trou noir" où vous n'êtes pas sûr de l'endroit où se trouve votre conteneur.
Gérer votre inventaire avec des ETA flottantes
Puisque l'ETA n'est pas ferme, comment planifiez-vous ?
- Intégrez une marge de manœuvre : Si l'ETA est le 15 octobre, faites votre planification interne pour le 20 octobre.
- Communiquez : Restez en contact étroit avec votre transitaire (forwarder) la dernière semaine. Demandez-lui l'ETA d'accostage (quand il accostera réellement), et pas seulement l'ETA du port (quand il arrive au large).
- Priorisez : En tant que fabricant, nous (Dingtai) faisons notre part en fabriquant et en expédiant votre produit à temps, avec tous les contrôles de qualité terminés, pour vous donner le meilleur point de départ possible.
"En Transit" est un terme très vague. Il ne vous dit pas si vos pièces de rechange (parts) se trouvent dans l'océan Indien ou juste au large de la côte californienne. Vous voulez plus de détails.
Vous pouvez obtenir beaucoup de détails. J'ai vu mes clients utiliser des applications de suivi spéciales sur leurs téléphones pour voir l'emplacement en direct du navire sur une carte. Plus important encore, le site web du transporteur vous montrera les événements clés, comme quand il quitte un port ou arrive pour le dédouanement.
Le suivi moderne vous donne beaucoup plus de pouvoir qu'une simple date. Vous pouvez voir l'intégralité du voyage.
Comprendre les étapes clés de l'expédition
Le système de suivi du transporteur est basé sur des événements. Il vous montrera un journal de chaque fois que votre conteneur est "touché" par le système. C'est l'information la plus précieuse pour la planification. Vous pouvez voir la date et l'heure exactes pour des événements tels que :
- Conteneur complet reçu par le transporteur : Nous (votre fournisseur) le leur avons livré.
- Chargé sur le navire [Nom du navire, Voyage #] : Il est sur le navire. Vous pouvez maintenant suivre le navire lui-même.
- Départ du navire de [Nom du port] : Le voyage a officiellement commencé.
- Arrivée du navire à [Nom du port] : Le navire a atteint le port.
- Conteneur déchargé du navire : Votre boîte est sur le quai.
- Disponible pour la prise en charge / Dédouané : C'est le feu vert que vous attendiez.
Utilisation de plateformes de suivi tierces
Pour une vue plus visuelle et "en direct", vous pouvez utiliser des plateformes tierces. Une fois que vous connaissez le nom du navire (à partir du suivi du transporteur), vous pouvez utiliser des sites web et des applications mobiles (comme MarineTraffic ou VesselFinder) qui utilisent les données AIS (Automatic Identification System - Système d'identification automatique). Ces sites vous montrent une carte en direct de l'océan avec un point pour votre navire exact.
C'est excellent pour avoir une idée générale de la progression du navire. Vous pouvez voir s'il bouge, à quelle vitesse il va, et une nouvelle ETA calculée indépendamment en fonction de sa vitesse actuelle. De nombreux acheteurs modernes téléchargent ces applications professionnelles de suivi de conteneurs pour vérifier le statut depuis leur téléphone.
Ce tableau montre les différents types d'informations que vous pouvez obtenir et où les trouver.
| Type d'information | Où la trouver | Pourquoi elle est utile |
|---|---|---|
| Statut officiel (Événements) | Site web du transporteur, Portail du transitaire (Freight Forwarder) | Le statut légal et officiel pour la douane et la planification. |
| Emplacement en direct du navire | Applications tierces (en utilisant le nom du navire) | Un guide visuel de l'emplacement physique et de la progression du navire. |
| ETA / ATA | Site web du transporteur, Transitaire (Freight Forwarder) | L'heure d'arrivée estimée (ou réelle), pour la planification. |
| Détails du conteneur | Site web du transporteur | Confirme le numéro de conteneur, le type (par exemple, 40' HC) et le B/L. |
Un suivi fiable est la clé de la gestion d'une chaîne d'approvisionnement mondiale. Il vous permet de planifier votre réception, votre déchargement et votre distribution. En utilisant ces outils, vous passez de l'attente passive à la gestion active de votre inventaire.
Conclusion
Le suivi de votre conteneur est un partenariat. Vous devez utiliser les outils directs de la compagnie maritime, vous fier au service proactif de votre transitaire (freight forwarder) et rester flexible. En faisant cela, vous aurez toujours les meilleures informations possibles pour votre entreprise.
Notes de bas de page
1. Renseignez-vous sur le processus de dédouanement et les documents requis. ↩︎
2. Options de transport intérieur après l'arrivée de votre conteneur au port. ↩︎
3. Un répertoire des pages de suivi des principales compagnies maritimes (transporteurs). ↩︎
4. Explication du rôle juridique d'un B/L en tant que titre de propriété. ↩︎
5. Guide pour trouver et utiliser votre numéro de connaissement (Bill of Lading) pour le suivi. ↩︎
6. Comment lire et identifier les numéros de conteneur standard ISO 6346. ↩︎
7. Définition du chargement complet de conteneur (FCL) et ses avantages. ↩︎
8. Qu'est-ce que le chargement partiel de conteneur (LCL) et comment il fonctionne. ↩︎
9. Aperçu des portails de suivi intégrés pour la gestion logistique. ↩︎
10. Voir les données et les rapports en temps réel sur la congestion portuaire mondiale. ↩︎